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Un documento (del latín, documentum, y este de docere, "enseñar, instruir), en un sentido muy amplio y genérico, es «una expresión del pensamiento por medio de signos gráficos sobre un soporte», un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.
Equivalente a diploma, carta u otro escrito «que ilustra acerca de algún hecho, principalmente histórico», es también cualquier «testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica, redactado con arreglo a ciertas formalidades destinadas a conferirle autoridad, fe y fuerza probatoria». Se le llama también documento diplomático matizando este carácter.
En una línea análoga, el Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”añadiendo que es susceptible de ser conservado para su uso «con fines de consulta o como prueba».
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora –o dispositivo móvil, por ejemplo– mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:
En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios.
Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines, actas de congresos). Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios (por ejemplo, bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios, aunque algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias).
Algunos tipos de documentos más comúnmente conocidos son:
Se refiere a un documento que carece de data y de autor.
Es un tipo de documento conservado en archivos administrativos usado habitualmente en el ejercicio de la actividad del organismo que lo ha generado o recibido.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).Francisco Fuster
Desde un punto de vista del Derecho, es «un documento que tiene legal y jurídicamente la cualidad de poder establecer un hecho cualquiera.»